文化周物资组总结

负责人:成语&velo

物资组的任务是为文化周各项活动的顺利开展提供物资保障,筹备过程涉及利用办公室已有物品、借用体教部和山鹰社器材、外出采购、联系宣传展板条幅的制作厂商等。

着手准备的依据一是参照以往的经验(大概会用到哪些东西,数量、价格、购买地点、联系流程等,由于每年文化周活动的延续性,这些信息是相当有用滴),二是要与各项活动负责人沟通,看他们需要什么,什么时候到位。

接下来就列一份清单,把已有的、需借的、需采购的、需联系的分好,对照着这个单子去准备,有条不紊地具体落实,并根据需要随时添加、调整,做到心中有数,掌控好进程。

准备时间一般从五一拉练回来就要开始,尽量在文化周前一周就把物品基本准备齐全,并注意妥善保管,到用时才不致忙乱;各项活动进行过程中,有需要再略加补充。

需要注意的是,物品准备好后,以及各项活动进行之后,都要注意清点、保存工作,在交给各项负责人物品的时候要向他们强调这一点,作为物资组负责人也要随时清楚每项物品的使用和存放状况,这样才能做到保障有力。

 

下面结合各项活动,列出我们今年用到的物品,以供明年参考。

校内部分:

暑期照片展:悬挂照片的绳子50米(这个可以多准备些,很多地方都用得着,办公室剩有部分);

                     夹子(今年展出了40张照片,夹子按一张2个算,至少需要80个;照片+底板办公室都有,并有足够数量的夹子)

运动自行车展:展台2个(向体教部借);大雨布一张(红白蓝色塑料布,办公室有)

骑行服骑行装备展:绳子、夹子用于悬挂骑行服;展台用于展出头盔(非必需,桌子也行)

年刊台历义卖:遮阳伞(从体教部借;避免光线太强看不清播放DV的显示屏)

互动游戏:主要是奖品。今年用的是办公室存留的车协明信片,加上负责人添夏去买了一些笔记簿、酸奶之类的东西。去年准备了护腕、杯子、绑绳、笔、本子、梳子、钥匙扣、小钱包、鼠标垫等挺多的小东西。这项的准备还是看活动负责人的策划和需要吧。

手绘文化衫:大塑料布一张;报纸若干;

                     画笔2套(从小号到大号,共10多支);铅笔20支;调色盘(现有14个,可再去买些吃蛋糕用的纸盘和一次性纸杯);

                    夹子60个(夹文化衫);绳子(围场地);剪刀;

                  (注:以上物品除报纸外办公室基本都有)

义务修车:根据实践部的需要,买备胎、补胎胶、补胎片、闸皮、闸线等,可交给实践部的同学去买,今年辛苦baidu了。

山地车交流赛部分:

办公室有的物品:绳子、白纸、笔(记录用的写字笔若干和绘画用的水笔两支)、剪刀、透明胶、木板(可用图片展的底板),用于悬挂一些东西;图钉、少许大号钉子备用;

号码布200个,加别针2000个;

隔离带两卷;

钢钎20根,1.4米;锤头,有可能在地上打洞,围场地;

悬挂大背板的铁架6个,及相应足量的螺丝;

向体教部借的物品:遮阳伞6把;秒表4个;发令枪1把;扩音器3个;(本意是悬挂各校会旗,增加气氛,实际各校都自己准备了,所以我们借的旗杆没用上,以后可酌情考虑数量)                                 

注:

向体教部借东西的流程是,先写一张借条,写明意图,要借什么,借多久,加上用完即还并注意爱护云云,然后找体教部卢福泉老师签字,再到五四借务处借相关物品,可能还需要带上证件和押金。

由于以前我们借东西出现过丢失或损坏的现象,所以再向体教部借东西时是有些阻力的。所以借的时候要态度良好,真诚向他们解释我们的需要,理解他们的难处,并让他们相信我们一定会注意保管和爱惜,借用的东西一定完璧归赵,这样的话应该是没有问题的。

再次强调,既然作出了承诺,那么借来的东西就一定要保管好。特别是秒表、发令枪等东西,在最后给活动负责人时也一定跟他们交待清楚。

向山鹰社借的物品:防潮垫40个(我们协会的也全部带上);

对讲机3个(由于之前没试用过,导致比赛之时没用上,失误)

其它:一次性纸杯若干;

          饮用水(在比赛当地找较近的送水的地方,用水量看天气情况。去年据说是30桶不够用,今年要了50桶,5元/桶,结果由于天气过于凉快,最后剩下30来桶没喝,造成了较大的浪费,希望今后引以为戒);

           白石粉一袋(作标记用,早市就有卖;今年只准备了一袋,发现很不够用,建议明年准备至少三袋)

          拉运比赛物资的车(一般要进出北京城,联系搬家公司的车比较方便,不用太大,能把三米多的背板架子放下就可以;可通过网上查找联系方式;这次来回的车不同,价格是150去+200回)

          面包车一辆(在当地找的,用于比赛当天接送医生和值班用。个人感觉值班倒并非必需,如有人出现较严重摔伤,直接叫救护车就好了)

          奖杯三个(团体奖;分别刻上比赛名称、名次,如有空位还可刻上时间地点;)

          桌子几张(用于设立饮水点、医疗点、问询处等)   

宣传展板、背板、条幅联系:

这个继承了上一年的合作关系,联系的是二体地下的蔡先生(注:电话联系即可),做的东西质量好,速度快,价格也算厚道。参考价格是展板是46元/块,背板25元/平方米,条幅8元/米。其中,条幅收回了在办公室,一条是挂五四路的“北京大学自行车协会五月文化周”,另一条是挂理教对面的“北京大学自行车协会五月文化周敬请关注三角地”;除此之外,办公室还有一个招新时用得着的“北京大学自行车协会”的条幅。这些物品用完后注意回收保存,会给今后的工作带来便利。

       

其它想说的话:

今年物资组的工作完全是建立是去年经验的基础上的,所需要做的方方面面我都得到了去年物资组负责人支持和阿西的倾囊相助,在此要向你们表示真诚的谢意,没有你们,今年我的工作不可能进行得这么顺利。

这同时也让我明白了协会工作的积淀和传承是多么重要的一件事情,不然每次都从头做起、白手起家就太费力了。所以,如果明年的负责人需要了解什么信息,我定当全力提供,邮件、QQ、短信随时欢迎~~

另外要感谢很多人:我的搭档velo,你积极做了很多,和你一起工作很愉快;和我一起买东西的kcu,帮我买东西的baidu,木头,deepblue,你们辛苦了;帮我联系车辆的axing,六猫,关键时候多亏有你们;和我一起运送物资的飞羽,有关军训基地的一切事务都找你,但你从来都任劳任怨,我很佩服;财务杨嘉敏,不知麻烦了你多少次,你还自己出了很多钱替我垫着,一个煎饼是表达不完谢意的J;还有猫er也是,陪我去联系水厂,做财务也辛苦了呀~;还有宣传部辛勤做展板的兄弟们,以及其他很多很多人,恕我不再一一列举了。

谢谢每一个为文化周付出过的车协人,辛苦我们共同都分担,但精彩和荣誉我们也一同分享!

最后想说,物资组的工作并不艰巨,但很光荣~!明年的负责人加油,让车协的活动一年比一年精彩!

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